Qué es quickbooks desktop y por qué elegirlo para mac
QuickBooks Desktop es un software contable robusto diseñado para pequeñas y medianas empresas, autónomos y departamentos financieros que requieren un control detallado de sus operaciones. En Mac, destaca por su estabilidad y rendimiento, proporcionando un control total sobre la instalación local. Esta característica es especialmente atractiva para empresas que prefieren no depender completamente de soluciones en la nube.
Existen diferentes ediciones como Pro, Premier y Enterprise, cada una adaptada a las necesidades específicas según el tamaño y complejidad del negocio. Elegir la edición correcta desde el principio puede evitar futuras migraciones innecesarias, asegurando que se disponga de funciones avanzadas como inventario, control de usuarios e informes detallados cuando realmente se necesiten.
Para aquellos que requieren flexibilidad y trabajan con equipos distribuidos, QuickBooks Online ofrece una alternativa sólida. Además de las funciones esenciales como configuración de empresa, plan de cuentas, gestión de clientes y proveedores, facturas, recibos, informes y nómina, permite trabajar desde cualquier lugar con solo un navegador.
Checklist previo: 10 comprobaciones antes de instalar
Antes de iniciar la instalación de QuickBooks Desktop en Mac, es crucial realizar algunas verificaciones para evitar problemas futuros. Dedicar unos minutos a validar el entorno puede ahorrarte horas de batallar con errores. Asegúrate de tener listos estos puntos antes de tocar el instalador para evitar cuellos de botella:
- Requisitos del sistema: Verifica en la web oficial de Intuit que tu versión de macOS, la RAM y el espacio disponible cumplen con la edición de QuickBooks Desktop para Mac que vas a instalar. Si trabajas en Windows, revisa también CPU, .NET y dependencias.
- Necesidades del negocio: Determina si vas a usar funciones como inventario, proyectos, informes analíticos o varios usuarios simultáneos. Esto determinará la edición adecuada.
- Edición correcta: Escoge entre Pro, Premier o Enterprise según el volumen y complejidad operativa de tu negocio. Elegir correctamente ahora evita cambios traumáticos en el futuro.
- Licencia a mano: Asegúrate de tener localizados el número de producto y la licencia para la activación. Guárdalos en un lugar seguro.
- Usuarios y permisos: Define quién tendrá acceso y con qué rol: dueño, contable, administración, etc. El control de accesos es esencial.
- Backup previo: Realiza una copia de seguridad de la información crítica antes de instalar o actualizar. Un respaldo probado es tu red de seguridad.
- Conexión estable: Necesitarás internet para descargar, validar la licencia y aplicar parches.
- Permisos de administrador: Asegúrate de instalar con una cuenta con privilegios en macOS (y en Windows si procede).
- Versiones anteriores: Si vas a actualizar, verifica la compatibilidad y utiliza el asistente de migración para tu archivo de empresa.
- Formación básica: Si es tu primera vez con un programa contable, repasa la terminología y los flujos de trabajo. Los recursos de aprendizaje oficiales de QuickBooks son de gran ayuda.
Si estás valorando el costo y el retorno de la opción online, revisa el recurso sobre coste y rentabilidad en QuickBooks Online. Te ayudará a entender los modelos de suscripción y el retorno de inversión.
Instalación paso a paso en mac (y equivalentes en windows)
La instalación de QuickBooks Desktop para Mac es sencilla si sigues los pasos en orden. No cierres el asistente ni interrumpas la conexión hasta que todo termine para evitar archivos incompletos.
- Verifica compatibilidad: Accede a la página oficial de tu edición y confirma que tu macOS, RAM y espacio libre cumplen con los requisitos (en Windows, revisa también CPU y componentes).
- Compra la licencia: Adquiérela a través de Intuit o un distribuidor autorizado, elige el número de usuarios y guarda cuidadosamente el número de producto y de licencia.
- Descarga el instalador: Desde tu cuenta de Intuit, descarga el instalador para Mac (o para Windows si es el caso). Asegúrate de elegir la plataforma correcta.
- Ejecuta el instalador: En Mac, abre el archivo .dmg y arrastra QuickBooks a la carpeta de Aplicaciones; en Windows, haz doble clic sobre el archivo .exe y sigue el asistente.
- Acepta el contrato: Aceptar las condiciones es necesario para continuar con el proceso en cualquier sistema.
- Tipo de instalación: Elige «Express» para ir sobre seguro o «Personalizada» si necesitas variar opciones (especialmente en Windows). Si tienes dudas, es mejor elegir «Express».
- Introduce la licencia: Introduce cuidadosamente los números de producto y de licencia tal como aparecen en la compra.
- Ubicación: En macOS, QuickBooks se instala en la carpeta de Aplicaciones; en Windows, puedes dejar la ruta por defecto para facilitar futuras actualizaciones.
- Espera a que termine: Deja que el instalador copie y registre los componentes sin interrupciones. Puede llevar algunos minutos.
Al finalizar, pulsa Cerrar o Finalizar. En Mac, abre QuickBooks desde Launchpad o la carpeta de Aplicaciones. La primera ejecución puede tardar un poco más para preparar el entorno. Si necesitas documentación oficial, aquí tienes la guía de usuario de Mac.
Desinstalar y reinstalar quickbooks desktop de forma manual
Cuando QuickBooks no funciona correctamente, puede ser necesario reparar o reinstalar el programa de manera limpia. Lee todo el proceso antes de empezar y realiza una copia de seguridad de tus archivos de empresa para evitar pérdidas de datos.
Desinstalación del programa
- Windows: Pulsa Windows + R, escribe «Control Panel» y presiona Enter. Ve a Programas y características > Desinstalar un programa, selecciona tu versión de QuickBooks Desktop y elige Desinstalar/Cambiar. Sigue las indicaciones.
- Si no aparece la opción en Windows: Cierra sesión y vuelve a iniciarla con una cuenta de administrador. Los privilegios elevados son obligatorios.
- macOS: Cierra QuickBooks, abre Finder > Aplicaciones y arrastra QuickBooks a la Papelera. Luego, ve a Ir > Ir a la carpeta y revisa ~/Library/Application Support/ y ~/Library/Preferences para eliminar restos de Intuit/QuickBooks si el soporte lo recomienda; vacía la Papelera.
Tras desinstalar, reinicia el sistema. Un reinicio limpia procesos colgados y libera bloqueos antes de reinstalar.
Renombrar carpetas (windows) o limpiar restos (mac)
- Windows: Usa el Explorador para localizar las carpetas de QuickBooks y renómbralas con el sufijo .old para forzar la creación de rutas nuevas durante la reinstalación. Rutas típicas incluyen:
- C:ProgramDataIntuitQuickBooks (año)
- C:Users(usuario)AppDataLocalIntuitQuickBooks (año)
- C:Program FilesIntuitQuickBooks (año)
- C:Program Files (x86)IntuitQuickBooks (año) en sistemas de 64 bits
- macOS: Para una limpieza a fondo, revisa ~/Library/Application Support/Intuit/ y ~/Library/Preferences/ y elimina lo relacionado que te indique el soporte. Ten cuidado de no borrar tu archivo .qbw si ahí resides la empresa.
Si aparece el error «Acceso denegado al cambiar el nombre de la carpeta» (Windows)
- Abre el Administrador de tareas con Ctrl + Shift + Esc.
- En Procesos, ordena por Nombre y busca: QBDBMgrN.exe, QBDBMgr.exe, QBCFMonitorService.exe, Qbw32.exe.
- Finaliza cada proceso y acepta la advertencia. Así liberas los bloqueos para renombrar las carpetas.
Es recomendable revisar periódicamente si tu contabilidad necesita una actualización de plataforma o versión. Detectar a tiempo señales de cambio evita problemas de rendimiento y compatibilidad.
Reinstalación limpia
- Medio físico: Si dispones de un DVD o USB, insértalo y sigue las indicaciones del instalador.
- Descarga oficial: Si tu compra es online, accede a tu cuenta de Intuit y descarga exactamente tu versión. Usa siempre la fuente oficial.
- Durante el asistente, introduce el número de producto y licencia tal cual aparecen.
- Elige la configuración que encaje con tu entorno y presiona Instalar.
- Al terminar, abre QuickBooks. En servidores Windows, abre el Administrador del servidor de base de datos para compartir archivos de empresa.
Activación de quickbooks
- Abre QuickBooks.
- Ve a Ayuda > Activar QuickBooks Desktop.
- Sigue el asistente para verificar tu información y cerrar la activación. Sin activar, algunas funciones quedan limitadas.
Configuración inicial en mac: empresa, plan de cuentas y datos clave
Después de instalar y activar QuickBooks, es momento de establecer la configuración inicial. Abre el asistente de configuración de empresa (Company Setup) y completa campos como nombre fiscal, NIF, régimen de impuestos, moneda y preferencias. Cuanto más detallado sea este proceso, mejor calidad tendrán tus informes.
Ajusta el Plan de Cuentas (Chart of Accounts) a tu operativa, incluyendo ventas, gastos, bancos, activos y pasivos, con subcuentas cuando necesites mayor detalle. QuickBooks maneja jerarquías contables con soltura, por lo que es recomendable reflejar fielmente tu realidad financiera.
Importa o crea tu cartera de clientes y proveedores (Customers y Vendors). Puedes cargar un archivo CSV o introducir datos manualmente. Asegúrate de rellenar condiciones de pago, NIF/CIF y direcciones para agilizar la facturación y las conciliaciones.
Configura impuestos y la numeración de documentos: tipos de IVA, retenciones, plantillas de facturas y presupuestos. En macOS, estas preferencias están bien agrupadas en el menú de la aplicación. Ajustar esto desde el principio evita correcciones posteriores.
Primeros pasos de uso: facturas, compras, bancos e informes
Para facturar, da de alta servicios o productos, define precios e impuestos y emite tus facturas desde Clientes > Crear factura. Activa recordatorios automáticos de cobro si te ayudan con la tesorería y añade notas internas cuando sea necesario.
En compras y cuentas por pagar (Bills), registra las facturas de proveedores, asigna el gasto correcto y define vencimientos. El calendario de pagos te ahorra recargos y prisas de última hora.
La conciliación bancaria es la base de una contabilidad sana. Conecta tu banco si hay integración disponible o importa extractos en formato compatible. Marca movimientos, añade notas y concilia al menos una vez al mes.
Explota los informes: pérdidas y ganancias, balance, flujo de caja, antigüedad de saldos y más. Personaliza por fechas, centros de coste y filtros y guarda los favoritos. Tener informes recurrentes a un clic te acelera el cierre.
Si gestionas nóminas (Payroll), revisa la cobertura legal en tu región e integra los complementos necesarios. Comprueba cumplimiento fiscal antes de calcular salarios y retenciones.
Buenas prácticas y mantenimiento
Realiza copias de seguridad periódicas de tu archivo de empresa (.qbw) y guarda una versión fuera del Mac (unidad externa o nube cifrada). Un backup probado es tu seguro antidesastres.
Mantén QuickBooks al día. En Mac puedes buscar actualizaciones desde la propia aplicación; en Windows, el actualizador avisa al abrir. Actualizar corrige fallos y mejora compatibilidades.
Trabaja con usuarios y permisos restringidos. Limita funciones sensibles y registra quién hizo qué y cuándo. El control de cambios facilita auditorías y trazabilidad.
Documenta procesos clave: emisión de facturas, aprobación de compras, conciliaciones y cierres. Un manual interno evita dependencias de una sola persona y simplifica bajas y vacaciones.
Quickbooks online: alternativa en la nube y recursos formativos
Si prefieres no instalar nada y acceder desde cualquier lugar, QuickBooks Online es una apuesta muy popular, especialmente en EE. UU. y Canadá. Ofrece configuración de empresa, plan de cuentas, gestión de clientes y proveedores, facturas, recibos, informes y nómina, entre otras funciones.
Hay formación en español con doble terminología (inglés-español) que facilita el aprendizaje si te mueves entre interfaces bilingües. Suele incluir acceso a una empresa de ejemplo y, como extra, materiales en PDF bien maquetados. La práctica guiada acelera muchísimo la curva de aprendizaje.
Además, existen cursos en español con soporte físico. Por ejemplo, un Curso de Video de QuickBooks Online en Español disponible en Amazon en formato USB que incluye su manual de referencia. Si adquieres el paquete completo, el manual viene incluido, lo que te ahorra comprarlo por separado.
¿atascado? soporte y ayuda oficial
Cuando haya errores en instalación, activación o uso, empieza por la base de conocimiento y foros oficiales de QuickBooks. Si necesitas ayuda directa, la documentación de referencia remite a soporte telefónico en +1-802-778-9005 y al correo support@ebetterbooks.com. En incidencias raras, pedir asistencia te puede ahorrar horas.
Contenido formativo clásico (enfocado a windows pro/premier)
Buena parte del material didáctico histórico sobre QuickBooks se creó para Windows, con especial foco en QuickBooks Pro y Premier de épocas anteriores (por ejemplo, 2011), por lo que pantallas e instrucciones pueden variar si usas otra edición. Ese contenido no aborda QuickBooks Online ni QuickBooks Pro para Mac, pero sus fundamentos contables siguen siendo útiles.
Objetivos generales del aprendizaje
- Crear una empresa nueva en QuickBooks y dejarla operativa.
- Adaptar el plan de cuentas predefinido a las necesidades reales de la compañía.
- Abrir y manejar los registros de todas las cuentas del balance.
- Conciliar una cuenta bancaria dentro de QuickBooks.
- Llevar el control de transacciones con tarjetas de crédito.
- Emitir facturas a clientes y gestionar su ciclo de cobro.
- Generar pedidos de venta cuando el ciclo lo requiera.
- Enviar estados de cuenta a clientes con saldos pendientes.
- Registrar cobros y preparar depósitos bancarios.
- Emitir cheques y asignar importes a cuentas de gasto adecuadas.
- Trabajar con cuentas de activo y pasivo dentro del sistema.
- Registrar facturas en cuentas por pagar y programar pagos.
- Crear y personalizar informes y gráficos.
- Guardar documentos y reportes en PDF.
- Exportar informes a Microsoft Excel.
- Configurar inventario y dar de alta productos terminados.
- Gestionar conversiones de unidades de medida.
- Comprender las funciones de nómina disponibles.
- Crear y gestionar presupuestos o cotizaciones.
- Controlar tiempo y kilometraje de proyectos.
- Personalizar formularios de ventas.
- Crear cartas en Microsoft Word partiendo de datos de QuickBooks.
A quién va dirigido
El perfil ideal es alguien con soltura usando teclado y ratón y un manejo básico del entorno Windows (por ejemplo, Windows 2000 u otras versiones). Está pensado para quienes desean registrar la actividad financiera de pequeñas empresas, abarcando banca, activos, deudas, inventarios, impuestos y clientes. No es un curso de contabilidad al uso: se asume que conoces la terminología básica y nociones de libros contables.
Requisitos previos
- Familiaridad con Windows 2000 (u otras versiones).
- Conocimientos básicos de principios contables y su terminología.
- Comprensión lectora de inglés a nivel elemental.
Temario por capítulos
Capítulo 1: Puesta en marcha
- Introducción a QuickBooks y filosofía de uso.
- Navegación por la interfaz.
- Lo esencial de contabilidad que necesitas.
- Métricas para medir la rentabilidad del negocio.
- Cómo encontrar ayuda mientras trabajas.
- Cerrar QuickBooks correctamente.
- Cambiar entre archivos de empresa.
- Uso del Administrador de archivos de QuickBooks.
Capítulo 2: Preparando QuickBooks
- Crear una nueva empresa en QuickBooks.
- Introducir los datos de la compañía.
- Personalizar QuickBooks según tu negocio.
- Configurar la contabilidad de la empresa.
- Completar la configuración del archivo de empresa.
- Cerrar el archivo de empresa de forma segura.
Capítulo 3: Trabajo con listas
- Cómo funcionan las listas en QuickBooks.
- Editar el plan de cuentas.
- Gestionar la lista de clientes y tareas asociadas.
- Trabajar con el Centro de Empleados.
- Trabajar con el Centro de Proveedores.
- Añadir campos personalizados.
- Administración y mantenimiento de listas.
Capítulo 4: Cuentas bancarias
- Emitir un cheque desde QuickBooks.
- Usar los registros de cuentas bancarias.
- Introducir un cheque escrito a mano.
- Transferir fondos entre cuentas.
Capítulo 5: Otras cuentas clave
- Tipos de cuentas adicionales en QuickBooks.
- Seguimiento de tarjetas de crédito.
- Manejo de cuentas de activo.
- Manejo de cuentas de pasivo.
- Comprender cuentas de patrimonio.
Capítulo 6: Registro de ventas
- Uso de formularios de venta.
- Completar correctamente un formulario de venta.
- Crear un nuevo elemento de servicio.
- Gestionar cobros de clientes morosos.
- Procesar órdenes de venta.
- Control de pedidos pendientes.
Capítulo 7: Cobros y depósitos
- Registrar pagos de clientes.
- Aplicar pagos a facturas abiertas y hacer depósitos.
Capítulo 8: Proveedores y pagos
- Gestión de cuentas a pagar.
- Uso de QuickBooks para las A/P.
- Entrada de facturas de proveedores.
Capítulo 9: Análisis financiero
- Informes y gráficos para entender tu negocio.
- Crear QuickReports.
- Crear y personalizar informes predefinidos.
- Guardar informes como PDF.
- Impresión de informes.
- Exportación de informes a Excel.
Capítulo 10: Inventario
- Activar la función de inventario.
- Dar de alta artículos de inventario.
- Gestión de pedidos de productos.
- Recepción de inventario.
- Introducir la factura de inventario.
- Ajustes manuales de existencias.
- Seguimiento de productos terminados.
- Uso de unidades de medida.
Capítulo 11: Impuestos sobre ventas
- Panorama del seguimiento y pago del impuesto sobre ventas.
- Configurar QuickBooks para gestionar el impuesto.
- Aplicar el impuesto a una venta.
- Determinar la responsabilidad fiscal de ventas.
- Emitir un cheque a la autoridad tributaria correspondiente.
Capítulo 12: Nómina
- Visión general del seguimiento de nómina.
- Configuración de la funcionalidad de nómina.
- Datos de nómina de empleados.
- Ejecución de un ciclo de nómina.
- Seguimiento de obligaciones fiscales de nómina.
- Pago de impuestos asociados a nómina.
Capítulo 13: Presupuestos y facturación
- Crear trabajos/proyectos y estimaciones.
- Redactar una estimación.
- Gestionar múltiples estimaciones.
- Generar una factura a partir de una estimación.
- Informes para estimaciones.
- Actualizar el estado de los trabajos.
Capítulo 14: Seguimiento del tiempo
- Cómo anotar el tiempo invertido en proyectos.
- Facturar al cliente el tiempo empleado.
- Informes de proyectos para tiempo y otros análisis.
- Configurar elementos para medir el tiempo de propietarios o socios.
- Pagar a no empleados por tiempo trabajado.
Capítulo 15: Formularios y cartas
- Acerca de los formularios de QuickBooks.
- Personalización de facturas.
- Diseño de plantillas personalizadas.
- Aplicar un diseño a todos los formularios.
- Uso de cartas de QuickBooks.
Capítulo 16: Multimoneda
- Trabajar con múltiples divisas.
- Configuración de multimoneda.
- Comprar y vender en varias monedas.
Criterios de evaluación
| Parcial 1 | 20 puntos |
| Parcial 2 | 20 puntos |
| Examen final | 20 puntos |
| Tareas semanales | 40 puntos |
| Asistencia mínima | 80% |
Información general del curso
Duración: 16 horas. Días: Lunes y Miércoles | Martes y Jueves | Sábados. Horario: 6:00 p.m. a 10:00 p.m. | 09:00 a.m. a 01:00 p.m. Incluye: libro de texto, refrigerios, Aula Virtual y certificado.
Con todo lo anterior ya tienes el mapa para instalar en Mac, ajustar la empresa, dominar facturas, compras, bancos e informes, y resolver una reparación o reinstalación si hiciera falta. Con una buena preparación, copias de seguridad periódicas y algo de disciplina, QuickBooks se convierte en un aliado de primera para tu contabilidad.
Nov 21 2025
Guía completa de QuickBooks para Mac: instalación, configuración y uso avanzado
Qué es quickbooks desktop y por qué elegirlo para mac
QuickBooks Desktop es un software contable robusto diseñado para pequeñas y medianas empresas, autónomos y departamentos financieros que requieren un control detallado de sus operaciones. En Mac, destaca por su estabilidad y rendimiento, proporcionando un control total sobre la instalación local. Esta característica es especialmente atractiva para empresas que prefieren no depender completamente de soluciones en la nube.
Existen diferentes ediciones como Pro, Premier y Enterprise, cada una adaptada a las necesidades específicas según el tamaño y complejidad del negocio. Elegir la edición correcta desde el principio puede evitar futuras migraciones innecesarias, asegurando que se disponga de funciones avanzadas como inventario, control de usuarios e informes detallados cuando realmente se necesiten.
Para aquellos que requieren flexibilidad y trabajan con equipos distribuidos, QuickBooks Online ofrece una alternativa sólida. Además de las funciones esenciales como configuración de empresa, plan de cuentas, gestión de clientes y proveedores, facturas, recibos, informes y nómina, permite trabajar desde cualquier lugar con solo un navegador.
Checklist previo: 10 comprobaciones antes de instalar
Antes de iniciar la instalación de QuickBooks Desktop en Mac, es crucial realizar algunas verificaciones para evitar problemas futuros. Dedicar unos minutos a validar el entorno puede ahorrarte horas de batallar con errores. Asegúrate de tener listos estos puntos antes de tocar el instalador para evitar cuellos de botella:
Si estás valorando el costo y el retorno de la opción online, revisa el recurso sobre coste y rentabilidad en QuickBooks Online. Te ayudará a entender los modelos de suscripción y el retorno de inversión.
Instalación paso a paso en mac (y equivalentes en windows)
La instalación de QuickBooks Desktop para Mac es sencilla si sigues los pasos en orden. No cierres el asistente ni interrumpas la conexión hasta que todo termine para evitar archivos incompletos.
Al finalizar, pulsa Cerrar o Finalizar. En Mac, abre QuickBooks desde Launchpad o la carpeta de Aplicaciones. La primera ejecución puede tardar un poco más para preparar el entorno. Si necesitas documentación oficial, aquí tienes la guía de usuario de Mac.
Desinstalar y reinstalar quickbooks desktop de forma manual
Cuando QuickBooks no funciona correctamente, puede ser necesario reparar o reinstalar el programa de manera limpia. Lee todo el proceso antes de empezar y realiza una copia de seguridad de tus archivos de empresa para evitar pérdidas de datos.
Desinstalación del programa
Tras desinstalar, reinicia el sistema. Un reinicio limpia procesos colgados y libera bloqueos antes de reinstalar.
Renombrar carpetas (windows) o limpiar restos (mac)
Si aparece el error «Acceso denegado al cambiar el nombre de la carpeta» (Windows)
Es recomendable revisar periódicamente si tu contabilidad necesita una actualización de plataforma o versión. Detectar a tiempo señales de cambio evita problemas de rendimiento y compatibilidad.
Reinstalación limpia
Activación de quickbooks
Configuración inicial en mac: empresa, plan de cuentas y datos clave
Después de instalar y activar QuickBooks, es momento de establecer la configuración inicial. Abre el asistente de configuración de empresa (Company Setup) y completa campos como nombre fiscal, NIF, régimen de impuestos, moneda y preferencias. Cuanto más detallado sea este proceso, mejor calidad tendrán tus informes.
Ajusta el Plan de Cuentas (Chart of Accounts) a tu operativa, incluyendo ventas, gastos, bancos, activos y pasivos, con subcuentas cuando necesites mayor detalle. QuickBooks maneja jerarquías contables con soltura, por lo que es recomendable reflejar fielmente tu realidad financiera.
Importa o crea tu cartera de clientes y proveedores (Customers y Vendors). Puedes cargar un archivo CSV o introducir datos manualmente. Asegúrate de rellenar condiciones de pago, NIF/CIF y direcciones para agilizar la facturación y las conciliaciones.
Configura impuestos y la numeración de documentos: tipos de IVA, retenciones, plantillas de facturas y presupuestos. En macOS, estas preferencias están bien agrupadas en el menú de la aplicación. Ajustar esto desde el principio evita correcciones posteriores.
Primeros pasos de uso: facturas, compras, bancos e informes
Para facturar, da de alta servicios o productos, define precios e impuestos y emite tus facturas desde Clientes > Crear factura. Activa recordatorios automáticos de cobro si te ayudan con la tesorería y añade notas internas cuando sea necesario.
En compras y cuentas por pagar (Bills), registra las facturas de proveedores, asigna el gasto correcto y define vencimientos. El calendario de pagos te ahorra recargos y prisas de última hora.
La conciliación bancaria es la base de una contabilidad sana. Conecta tu banco si hay integración disponible o importa extractos en formato compatible. Marca movimientos, añade notas y concilia al menos una vez al mes.
Explota los informes: pérdidas y ganancias, balance, flujo de caja, antigüedad de saldos y más. Personaliza por fechas, centros de coste y filtros y guarda los favoritos. Tener informes recurrentes a un clic te acelera el cierre.
Si gestionas nóminas (Payroll), revisa la cobertura legal en tu región e integra los complementos necesarios. Comprueba cumplimiento fiscal antes de calcular salarios y retenciones.
Buenas prácticas y mantenimiento
Realiza copias de seguridad periódicas de tu archivo de empresa (.qbw) y guarda una versión fuera del Mac (unidad externa o nube cifrada). Un backup probado es tu seguro antidesastres.
Mantén QuickBooks al día. En Mac puedes buscar actualizaciones desde la propia aplicación; en Windows, el actualizador avisa al abrir. Actualizar corrige fallos y mejora compatibilidades.
Trabaja con usuarios y permisos restringidos. Limita funciones sensibles y registra quién hizo qué y cuándo. El control de cambios facilita auditorías y trazabilidad.
Documenta procesos clave: emisión de facturas, aprobación de compras, conciliaciones y cierres. Un manual interno evita dependencias de una sola persona y simplifica bajas y vacaciones.
Quickbooks online: alternativa en la nube y recursos formativos
Si prefieres no instalar nada y acceder desde cualquier lugar, QuickBooks Online es una apuesta muy popular, especialmente en EE. UU. y Canadá. Ofrece configuración de empresa, plan de cuentas, gestión de clientes y proveedores, facturas, recibos, informes y nómina, entre otras funciones.
Hay formación en español con doble terminología (inglés-español) que facilita el aprendizaje si te mueves entre interfaces bilingües. Suele incluir acceso a una empresa de ejemplo y, como extra, materiales en PDF bien maquetados. La práctica guiada acelera muchísimo la curva de aprendizaje.
Además, existen cursos en español con soporte físico. Por ejemplo, un Curso de Video de QuickBooks Online en Español disponible en Amazon en formato USB que incluye su manual de referencia. Si adquieres el paquete completo, el manual viene incluido, lo que te ahorra comprarlo por separado.
¿atascado? soporte y ayuda oficial
Cuando haya errores en instalación, activación o uso, empieza por la base de conocimiento y foros oficiales de QuickBooks. Si necesitas ayuda directa, la documentación de referencia remite a soporte telefónico en +1-802-778-9005 y al correo support@ebetterbooks.com. En incidencias raras, pedir asistencia te puede ahorrar horas.
Contenido formativo clásico (enfocado a windows pro/premier)
Buena parte del material didáctico histórico sobre QuickBooks se creó para Windows, con especial foco en QuickBooks Pro y Premier de épocas anteriores (por ejemplo, 2011), por lo que pantallas e instrucciones pueden variar si usas otra edición. Ese contenido no aborda QuickBooks Online ni QuickBooks Pro para Mac, pero sus fundamentos contables siguen siendo útiles.
Objetivos generales del aprendizaje
A quién va dirigido
El perfil ideal es alguien con soltura usando teclado y ratón y un manejo básico del entorno Windows (por ejemplo, Windows 2000 u otras versiones). Está pensado para quienes desean registrar la actividad financiera de pequeñas empresas, abarcando banca, activos, deudas, inventarios, impuestos y clientes. No es un curso de contabilidad al uso: se asume que conoces la terminología básica y nociones de libros contables.
Requisitos previos
Temario por capítulos
Capítulo 1: Puesta en marcha
Capítulo 2: Preparando QuickBooks
Capítulo 3: Trabajo con listas
Capítulo 4: Cuentas bancarias
Capítulo 5: Otras cuentas clave
Capítulo 6: Registro de ventas
Capítulo 7: Cobros y depósitos
Capítulo 8: Proveedores y pagos
Capítulo 9: Análisis financiero
Capítulo 10: Inventario
Capítulo 11: Impuestos sobre ventas
Capítulo 12: Nómina
Capítulo 13: Presupuestos y facturación
Capítulo 14: Seguimiento del tiempo
Capítulo 15: Formularios y cartas
Capítulo 16: Multimoneda
Criterios de evaluación
Información general del curso
Duración: 16 horas. Días: Lunes y Miércoles | Martes y Jueves | Sábados. Horario: 6:00 p.m. a 10:00 p.m. | 09:00 a.m. a 01:00 p.m. Incluye: libro de texto, refrigerios, Aula Virtual y certificado.
Con todo lo anterior ya tienes el mapa para instalar en Mac, ajustar la empresa, dominar facturas, compras, bancos e informes, y resolver una reparación o reinstalación si hiciera falta. Con una buena preparación, copias de seguridad periódicas y algo de disciplina, QuickBooks se convierte en un aliado de primera para tu contabilidad.
By Roger Casadejús Pérez • Blog 0